Na maioria das empresas com viaturas, o orçamento de combustível é feito a partir do valor do ano anterior, com uma margem para eventuais subidas de preço. O método é rápido, mas deixa a área financeira dependente de um único número, sem saber o que está por trás dele. Quando o gasto real se afasta do previsto, é difícil perceber se o desvio veio do preço, do aumento de quilómetros ou de viaturas a consumir mais do que deviam.
Separar preço, volume e consumo
Um orçamento de combustível fiável começa por separar três fatores que costumam aparecer misturados. O primeiro é o preço por litro, que a empresa não controla mas pode acompanhar. A Direção-Geral de Energia e Geologia publica o preço médio diário do gasóleo e da gasolina, e a Entidade Reguladora dos Serviços Energéticos divulga um relatório semanal de supervisão dos preços que compara os valores nos postos com uma referência calculada pelo regulador. Estas fontes ajudam a construir cenários de preço realistas.
O segundo fator é o volume de atividade, medido em quilómetros. Uma empresa que ganha clientes numa nova região ou acrescenta rotas vai precisar de mais litros, mesmo com os preços estáveis. O terceiro é a eficiência das viaturas, expressa no consumo médio aos 100 quilómetros. Uma carrinha com problemas mecânicos ou hábitos de condução pouco cuidadosos pode fazer subir a despesa sem que a atividade tenha mudado.
Quando estes três fatores são acompanhados em separado, o orçamento ganha uma lógica que a direção consegue discutir.
Os dados que o orçamento precisa
A qualidade do orçamento depende dos registos que a empresa tem. Se os abastecimentos são pagos em dinheiro, com cartões pessoais e reembolsos, a informação chega à contabilidade fragmentada e tarde. Os talões nem sempre indicam a matrícula, e cruzar litros com quilómetros torna-se um trabalho manual que poucos fazem com regularidade.
Para planear com rigor, a área financeira precisa, por viatura e por mês, de alguns dados básicos:
- litros comprados e despesa total de combustível;
- custo médio por litro pago pela empresa;
- quilómetros percorridos e custo por quilómetro;
- consumo médio, para identificar viaturas pouco eficientes.
Com doze meses destes registos, é possível ver a sazonalidade da atividade, calcular quanto pesa cada nova rota e definir uma margem de preço baseada na variação real, em vez de uma percentagem arbitrária.
Cartões frota e colaboração entre equipas
Os cartões de combustível para empresas simplificam a recolha destes dados. Cada transação fica registada com data, posto, litros e valor, e as compras do mês chegam reunidas numa fatura ou extrato, em vez de dezenas de talões. Em Portugal, a Radius disponibiliza cartões frota multimarca com uma plataforma onde a empresa consulta os abastecimentos de cada viatura, o que facilita exportar a informação para o controlo orçamental.
Muitos cartões permitem também definir limites de valor por cartão e restringir as compras a combustível. Para a área financeira, estes limites funcionam como uma primeira barreira contra gastos fora do previsto, embora não eliminem por completo o risco de utilização indevida.
Os dados só produzem resultados quando são discutidos por quem conhece a operação. A equipa de operações sabe que rotas mudaram, que viaturas estiveram paradas e que clientes exigiram mais deslocações. A área financeira conhece o orçamento e os desvios. Uma revisão mensal conjunta, com o custo por quilómetro de cada viatura em cima da mesa, permite corrigir rotas, antecipar substituições de veículos e ajustar a previsão para os meses seguintes.
Quanto à componente fiscal, as regras de dedução do IVA no combustível variam conforme o tipo de viatura e de combustível. A Autoridade Tributária publica informação vinculativa sobre o IVA no gasóleo, e o enquadramento de cada empresa deve ser confirmado com o contabilista certificado.
Um orçamento construído sobre preço, volume e consumo dá à empresa uma base mais sólida para decidir. Nenhum meio de pagamento garante, por si só, combustível mais barato. Com registos completos, a área financeira passa a explicar cada desvio e a planear o ano seguinte com números que a operação reconhece.
